La inteligencia artificial ha dejado de ser una tecnología reservada a las grandes empresas. Hoy, una pequeña empresa puede utilizar herramientas de IA para redactar contenidos, responder consultas, analizar ventas, organizar tareas o mejorar sus campañas de marketing sin necesidad de crear su propio sistema de inteligencia artificial.
Esta evolución resulta especialmente relevante para las pequeñas empresas porque suelen trabajar con recursos limitados. Una misma persona puede encargarse de atender clientes, preparar presupuestos, gestionar las redes sociales, revisar las ventas y resolver tareas administrativas.
Estos últimos meses, los avances de la inteligencia artificial para ahorrar tiempo a las empresas han llegado y se llaman agentes. Esto es el principio del verdadero cambio para los próximos años.
Los considerados expertos comentan que se van a destruir miles de puestos de trabajo, es posible que pueda ocurrir, pero también puede beneficiar a las pequeñas y medianas empresas a mejorar y crecer, siempre que aprovechen esta tecnología, no para despedir personal para ahorrar, sino para aumentar la productividad y buscar soluciones aportando valor a la sociedad.
Una ventaja que tienen las pymes sobre las grandes empresas es la rapidez con la que se puede adoptar la IA. Las grandes empresas suelen tener muchos protocolos, para implementar un cambio, necesita pasar por diferentes departamentos, y aquí es donde las pymes pueden aprovechar las nuevas tecnologías.
Atención al cliente
Un sistema basado en IA puede responder preguntas frecuentes, explicar las características de un producto, informar sobre horarios, condiciones de entrega o políticas de devolución y orientar al cliente hacia la información que necesita.
Las tiendas online son las que más se pueden beneficiar utilizando un asistente conversacional para responder automáticamente preguntas como:
- ¿Cuánto tarda el envío?
- ¿Cómo se puede devolver un producto?
- Qué métodos de pago están disponibles?
- ¿Qué diferencia existe entre dos productos?
Esto no significa que la IA tenga que sustituir a la persona responsable de atención al cliente. Puede encargarse de las consultas sencillas y derivar las situaciones más complejas a una persona.
La ventaja principal está en reducir el tiempo dedicado a preguntas repetitivas y la persona de atención al cliente puede dedicar más tiempo a problemas más importantes que pueda tener un cliente.
Preparación de presupuestos
Una pequeña empresa de servicios puede proporcionar a una herramienta de IA información sobre los servicios disponibles, precios, condiciones y características de cada proyecto. A partir de esos datos, la herramienta puede ayudar a estructurar un presupuesto o preparar una primera propuesta comercial.
Por ejemplo, una empresa de diseño web podría utilizar la IA para organizar:
- Los servicios solicitados.
- Las horas estimadas.
- Los costes asociados.
- Las diferentes fases del proyecto.
- Las condiciones comerciales.
La IA también puede ayudar a comparar diferentes escenarios antes de presentar una propuesta.
Sin embargo, existe una diferencia entre ayudar a preparar un presupuesto y decidir automáticamente el precio final. La revisión humana resulta imprescindible para comprobar que los cálculos, condiciones y márgenes son correctos.
Análisis de ventas
Una pequeña empresa suele disponer de una cantidad considerable de información: ventas, productos, clientes, fechas, canales de adquisición o facturación.
El problema no siempre consiste en tener pocos datos. Muchas veces consiste en no disponer de tiempo suficiente para analizarlos.
La inteligencia artificial puede ayudar a detectar patrones y responder preguntas como:
- ¿Qué productos generan más ventas?
- ¿Qué productos tienen menor rendimiento?
- ¿Qué meses presentan una mayor facturación?
- ¿Qué clientes compran con mayor frecuencia?
- ¿Qué canal comercial funciona mejor?
- ¿Qué productos suelen comprarse conjuntamente?
Esto puede transformar la manera de dirigir un pequeño negocio: en lugar de decidir únicamente a partir de intuiciones, la persona responsable puede incorporar información objetiva a sus decisiones.
Investigación de clientes
Conocer al cliente es una de las bases de cualquier estrategia comercial.
La IA puede ayudar a analizar información procedente de encuestas, reseñas, correos electrónicos, conversaciones comerciales o comentarios públicos para identificar temas recurrentes.
Si una empresa dispone de cientos de opiniones de clientes, una herramienta de IA puede ayudar a clasificarlas según aspectos como:
- Precio
- Calidad
- Atención recibida.
- Rapidez
- Problemas frecuentes.
- Características más valoradas.
- Motivos de insatisfacción.
Esto permite detectar patrones que podrían pasar desapercibidos al revisar las opiniones una por una.
La inteligencia artificial también puede utilizarse como apoyo para investigar tendencias, competidores o necesidades del mercado, siempre verificando posteriormente la información obtenida.
Aquí aparece una de las grandes ventajas de la IA para una pequeña empresa: puede convertir grandes cantidades de datos de información difícil de revisar por un empleado en información más manejable para tomar decisiones, que siempre será la persona responsable.
La IA no debería utilizarse para todo
En el mundo del emprendimiento se habla mucho de la inteligencia artificial, todos los días hay novedades. Muchas personas van perdidas sin saber qué herramienta es válida y cuál puede ser su uso, y la IA no es válida para todo y se tiene que saber los límites, a día de hoy.
Una buena estrategia consiste en identificar primero las tareas repetitivas, consumen tiempo, requieren procesar información, generan trabajo administrativo, necesitan analizar datos o admiten una primera revisión automatizada.
También tienes que tener en cuenta que crear una herramienta para tu empresa con IA es relativamente fácil, pero si no sabes de programación, estás poniendo en riesgo los datos que puedas tener en esa herramienta, sobre todo si la conectas a internet.
Crear una herramienta es fácil si sabes hacerlo, en YouTube hay cientos de tutoriales. Uno de los mayores problemas que puedes tener es la seguridad de tus datos y otro problema muy común si quieres que tenga otras funcionalidades. A día de hoy te puede crear esas funcionalidades y dejar de funcionar otras funcionalidades que estaban haciendo bien su trabajo.
La verdadera oportunidad está en trabajar mejor.
La inteligencia artificial no convierte automáticamente una pequeña empresa en una gran empresa.
Tampoco sustituye el conocimiento del sector, la experiencia, la relación con los clientes o la capacidad para tomar decisiones.
Su verdadero potencial está en otro lugar: permitir que una empresa pequeña haga mejor determinadas cosas con los recursos de los que ya dispone.
Puede ayudar a responder más rápido, analizar más información, producir contenidos, organizar el trabajo, detectar oportunidades y reducir determinadas tareas repetitivas.
La diferencia no estará necesariamente en quién tenga acceso a la IA. Cada vez más empresas lo tendrán.
La diferencia estará en quién sepa incorporarla a sus procesos de una forma útil, responsable y estratégica.
Para una pequeña empresa, esa puede ser una de las oportunidades tecnológicas más importantes de los próximos años: no utilizar la inteligencia artificial para trabajar más, sino para dedicar más tiempo a aquello que realmente necesita criterio humano.